Instituto Superior Técnico

Núcleo de Arquivo

Normas e instrumentos de apoio técnico

Projeto destinado à conceção de instrumentos de apoio para a uniformização dos procedimentos de gestão da documentação produzida e recebida pelas unidades administrativas e de gestão do IST.

Os objetivos gerais:

  • Uniformizar os procedimentos inerentes à gestão dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades administrativas e de gestão do IST;
  • Orientar as unidades administrativas e de gestão produtoras na aplicação dos instrumentos de gestão arquivística desenvolvidas pelo NArQ.

Instrumentos de apoio técnico

O projeto de conceção de instrumentos de gestão arquivística compreende atualmente a elaboração da portaria de gestão de documentos (regulamento de conservação arquivística e da tabela de seleção das séries documentais), bem como do plano de classificação do IST.

Os objetivos gerais:

  • promover a produção de instrumentos de gestão arquivística e contribuir para a racionalização do arquivo, eficiência administrativa, bem como para a preservação do património arquivístico do IST;
  • definir estratégias para uma melhor conservação dos documentos de guarda permanente, bem como otimizar a gestão dos espaços físicos destinados ao arquivo;
  • incrementar a pesquisa ordenada e normalizada e obter uma maior eficácia e eficiência na recuperação dos documentos e da informação.

As atividades do projeto:

  • estudo de conceção do projeto;
  • análise e identificação orgânica e funcional do IST;
  • aferição de competências, atividades e funções das unidades administrativas e de gestão do IST;
  • identificação e designação de  funções, sub-funções, respetivas atividades e séries documentais;
  • desenvolvimento de base de dados e produção de folhas de recolha de dados;
  • realização de reuniões de trabalho e entrevistas junto das unidades administrativas e de gestão.