Instituto Superior Técnico

Núcleo de Arquivo

História do NArQ

Criado aquando da reestruturação orgânica interna do Instituto Superior Técnico, em Março de 2005, o Arquivo do Técnico surge da necessidade de investimento na área da gestão da informação e documentação com o objetivo de produzir, gerir, difundir e preservar de forma sistemática e integrada o património arquivístico do IST.

O Arquivo, cujas funções inicia em Março de 2006,  é depositário da riquíssima documentação produzida, recebida e acumulada pelo IST, reflexo das suas atividades de missão e de suporte, das entidades, relações e das pessoas que,  ao longo dos seus 100 anos de existência, contribuíram para o desenvolvimento da Escola.

Ao longo dos últimos anos o Arquivo do Técnico tem criado e consolidado uma estrutura funcional direcionada à gestão de projetos; conservação permanente e aquisição; avaliação; tratamento arquivístico; preservação e conservação; comunicação, difusão e ainda uma extensão cultural e educativa.

No início o enfoque recai sobre a necessidade de organizar e inventariar as massas documentais acumuladas dos fundos já existentes: IST – Instituto Superior Técnico; IAESTE – International Association for the Exchange of Students for Technical Experience e IICL – Instituto Industrial e Comercial de Lisboa. Simultaneamente verifica-se a necessidade de investimento pela definição e conceção de uma política de descrição documental ao fundo arquivístico do Técnico. À semelhança do processo de inventário, a descrição documental assiste à criação de uma folha de recolha de dados, à conceção de uma base de dados em filemaker, bem como à formação de profissionais em contexto de trabalho.

No decurso dos anos foram criadas as condições necessárias à criação de depósitos, por via de obras de adaptação, reforma e instalação de estantes, que possibilitaram adaptar os espaços físicos existentes a uma área de depósitos normalizada e estabilizada.

Com o objetivo de recuperar, preservar e difundir o património arquivístico da Escola, em 2007 é concebido o projeto de digitalização para o Arquivo do Técnico. O projeto centrou-se na documentação de valor histórico tendo-se definido  prioritária a área académica e os órgãos de gestão, projecto co-financiado pela Fundação para a Ciência e Tecnologia. Posteriormente, o projeto passa a integrar os arquivos pessoais do Prof. Alfredo Bensaude, Prof. Charles Lepierre e Eng.º Duarte Pacheco, co-financiados pela Fundação Calouste Gulbenkian.

Impulsionado pelo projeto de digitalização surge a necessidade de criar o sistema de arquivo digital do IST, com caraterísticas de disaster recover, com um crescimento espetável de 8 TB/ano.

A área de Serviços, direcionados ao cidadão, à comunidade IST e unidades administrativas e de gestão da Escola foi, desde cedo, vocacionada a facultar a acessibilidade, consulta, pesquisa e aquisição de documentos de arquivo do IST, através das valências de referência e leitura, consulta de documentos, pesquisas específicas, reprodução de documentos, transferência de suportes, empréstimo, ingresso e incorporação de documentos.

Com as Comemorações do Centenário do Técnico, a partir de Maio de 2010, surge a área da Extensão cultural e educativa, a qual viria a enquadrar a oportunidade de divulgar o património arquivístico da Escola. Neste âmbito é lançada a página web do Arquivo, são realizadas exposições, físicas e virtual, bem como publicados livros e catálogos complementares às exposições e estabelecidas, neste âmbito, diversas parcerias e protocolos institucionais.

Desde 2011 a participar nos grupos de trabalho da MEF, em 2012 o Arquivo do Técnico adere ao PAEIS, na expetativa de implementar os instrumentos de interoperabilidade nos sistemas de informação do Técnico, nomeadamente pela aplicação do MIP (metainformação para interoperabilidade), pela elaboração e aplicação de um plano de classificação e preservação digital.

Em Agosto de 2011, com vista a abraçar a gestão documental, com a colaboração da Direção de Serviços de Informática, o Arquivo do Técnico promove o desenho de um projeto que viu ser aprovado em sede do QREN/SAMA: ” MAPIST- Modernização Administrativa dos Processos do IST” o qual, integrado com o PAEIS, configura o desafio para o Arquivo do Técnico para os próximos anos. O Projeto, co-financiado pelo FEDER, visa a melhoria da eficácia, eficiência e efetividade dos serviços prestados pelo IST a toda a sua comunidade de utilizadores, através de uma visão comum e transversal dos seus processos administrativos e de uma abordagem participativa e integrada à gestão da informação, do desempenho e da qualidade. O projeto tem enfoque na automatização dos serviços administrativos, com objetivo estratégico de desmaterializar e dar suporte aos processos administrativos, implementar um sistema de gestão documental eficiente, em ambiente de records continuum, bem como melhorar os portais que fornecem acesso aos serviços administrativos.