Instituto Superior Técnico

Núcleo de Arquivo

Perguntas mais frequentes (FAQ)

O que é o NArQ?

O NArQ é uma unidade administrativa e o órgão interno de gestão da informação e documentação do IST. É o serviço responsável pela receção, organização, conservação e comunicação da informação e do património arquivístico do IST.

Que tipo de documentos posso encontrar no NArQ?

O património arquivístico do IST, atualmente custodiado pelo NArQ, compreende o conjunto de documentos produzidos, recebidos ou reunidos pelas unidades administrativas e de gestão do IST e por pessoas singulares em serviço no IST, no exercício das suas atividades administrativas e de gestão, de docência e de investigação. Incluem-se, por exemplo, relatórios e planos de atividades, atas dos órgãos de gestão, os processos individuais de alunos, dos docentes e não-docentes, arquivos pessoais de antigos docentes, etc..

Posso eliminar documentação que já não seja necessária ao meu serviço?

Não. Pode eliminar apenas duplicados, fotocópias ou borrões dos documentos originais. Os documentos originais que já não são utilizados de forma regular pelo serviço serão submetidos a uma avaliação e seleção pela equipa do NArQ, de modo a determinar o seu destino final, conservação ou eliminação. O procedimento formal será realizado no âmbito do Regulamento Arquivístico do IST, publicado na Portaria de Gestão de Documentos do IST, que regulamentará os prazos de conservação e destino final de todos os documentos produzidos e recebidos pelo IST e os procedimentos legais para a sua eliminação e/ou remessa para o NArQ.

Quais os procedimentos para efetuar uma transferência para o NArQ?

Reveja e confirme toda a documentação que deseja transferir, de modo a certificar-se de que não falta nenhum documento e que a documentação vai convenientemente organizada, identificada e acondicionada. Poderá extrair duplicados, fotocópias ou borrões dos documentos originais. Para conhecer os procedimentos específicos consulte as Normas para o ingresso de documentos no NArQ.

Qual a documentação que pode ser transferida para o NArQ?

Todos os documentos de arquivo que já não sejam utilizados de forma regular pela unidade administrativa ou de gestão produtora.

Depois de enviar documentação para depósito como posso aceder aos documentos?

O acesso aos documentos processar-se-á de duas formas possíveis: por empréstimo ou por consulta presencial. O empréstimo de documentos só é permitido a utilizadores internos, funcionários das unidades administrativas e de gestão do IST, para facilitar a sua consulta e agilizar os processos administrativos e tomada de decisões. A consulta presencial de documentos é permitida ao cidadão, à comunidade IST e às unidades administrativas e de gestão.

Como posso solicitar um empréstimo de documentos?

Consulte os instrumentos de acesso à documentação, ou pesquise na base de dados a informação pretendida. Pode optar por se dirigir ao espaço do NArQ ou por nos contactar através do e-mail nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt. Para mais informações consulte as Normas para a leitura e consulta de documentos.

Como posso consultar os documentos detidos pelo NArQ?

Consulte os instrumentos de acesso à documentação ou pesquise na base de dados a informação pretendida. Pode optar por se dirigir ao espaço do NArQ ou por nos contactar através do e-mail nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt. Para mais informações consulte as Normas para a leitura e consulta de documentos.

Posso obter reproduções de documentos?

Sim, pode solicitar fotocópias, cópias em suporte digital (CD-ROM ou DVD) ou a digitalização, desde que os documentos estejam em bom estado de conservação e que sobre eles não recaia qualquer restrição legal de acesso. Para tal, basta preencher e entregar uma requisição no espaço do NArQ. Pode também formular o seu pedido por correio ou através do e-mail nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt.

Posso solicitar ao NArQ pesquisas de informação na documentação que detém?

Sim, pode solicitar pesquisas específicas nos documentos de arquivo, caso não encontre a informação que necessita nos instrumentos de acesso ou na base de dados, ou caso pretenda uma pesquisa com cruzamento de dados. Para tal, contacte a equipa do NArQ através do e-mail nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt. Para mais informações, consulte as Normas para a requisição de pesquisas específicas e a Tabela de preços em vigor.

Onde é que o NArQ armazena toda a documentação que recebe?

O NArQ  tem duas áreas de depósito: uma área destinada ao depósito de arquivo intermédio, para a documentação em fase semi-ativa, e a outra área destinada ao depósito de arquivo histórico, para a documentação em fase definitiva.

Como posso esclarecer uma dúvida que não esteja contemplada nestas questões?

Contacte a equipa do NArQ pelo telefone +351 218419886 ou através do e-mail nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt. Se preferir, poderá dirigir-se presencialmente ao espaço do NArQ.