1. Transferência 

Os órgãos centrais, os serviços de natureza administrativa e de apoio técnico, as unidades de ensino e de investigação e as unidades especializadas do IST podem transferir para o NArQ a documentação produzida no decurso das suas funções e atividades, utilizada ocasionalmente para fins administrativos, fiscais ou legais, de modo a evitar a sobrelotação dos espaços de trabalho e a garantir o armazenamento adequado e seguro da mesma.

A documentação será preservada e mantida acessível nos depósitos de arquivo do NArQ, enquanto vigorarem os respetivos prazos de conservação legal e/ou administrativa, findos os quais será encaminhada para o arquivo definitivo/histórico ou para eliminação.

O pedido de transferência de documentação pode ser efetuado através dos contactos telefónicos 218 419 789 (ext. 3789) / 218 419 808 (ext. 3808) ou do endereço eletrónico, nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt  , mediante a indicação dos seguintes dados:

• tipos de documentos/assuntos;
• datas de produção inicial e final;
• dimensão (quantidade de volumes: caixas, maços, arquivadores/pastas, envelopes, …).

2. Consulta presencial 

O acesso à documentação é realizado através de consulta presencial no nosso espaço de leitura.

• Localização: Campus Alameda, Pavilhão de Matemática, Piso 0, Sala 01.11.
• Horário: Dias úteis, das 10h00 às 12h30 e das 14h00 às 16h00.
• Marcação Prévia: Obrigatória, através do endereço eletrónico  nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt ou dos telefones 218 419 789 (ext. 3789) / 218 419 808 (ext. 3808).

Nota: Antes de realizar o seu pedido, recomendamos a consulta dos Instrumentos de Pesquisa Documental disponíveis online.

Dados a indicar no pedido de agendamento:

• Nome completo;
• Assunto ou tema da investigação;
• Cotas ou referências dos documentos a consultar;
• Data e hora pretendidas para a visita.

3. Pesquisa documental

Os técnicos do NArq podem prestar assistência personalizada na localização de documentos e informação no acervo documental do IST. Sempre que a informação solicitada não se encontre no nosso arquivo, encaminhamos os utilizadores para os serviços de informação de outras entidades competentes.

4. Reprodução de documentos

Disponibilizamos o serviço de reprodução de documentos através de fotocópia (papel) ou digitalização, utilizando equipamento especializado para formatos desde A6 até A2+.

Condições de acesso: A reprodução está sujeita à análise do estado de conservação dos originais e ao cumprimento das restrições legais previstas no Regime Geral dos Arquivos (Dec-Lei n.º 16/93), no Código Civil (Direito à imagem), no Código dos Direitos de Autor e no Regulamento Geral de Proteção de Dados Pessoais (RGPD).

O serviço de reprodução de documentos é facultado através de fotocópia em papel ou de digitalização, com recurso a equipamento adequado à documentação de arquivo, com formatos desde o A6 até A2+, para efeitos de acesso e/ou preservação dos originais.

Enquadramento Legal

O acesso, a comunicabilidade e a reprodução de documentos regem-se pelos seguintes diplomas:

• Decreto-Lei n.º 16/93: Regime Geral dos Arquivos e Património Arquivístico.
• Lei n.º 26/2016: Lei de Acesso à Informação Administrativa e Ambiental (LADA).
• Lei n.º 58/2019: Lei de Proteção de Dados Pessoais.
• Regulamento (UE) 2016/679: Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

5. Empréstimo de documentos

 O serviço de empréstimo interno e temporário de documentos é facultado aos órgãos centrais, unidades especializadas e serviços de natureza técnica e administrativa da Escola, para facilitar a sua consulta, agilizar os processos administrativos, documentar e apoiar atos e tomadas de decisões.

Para efeitos de divulgação e valorização do património arquivístico da Escola, pode ser disponibilizado o empréstimo de documentos históricos a entidades externas, no âmbito de efemérides e/ou de eventos de caráter científico cultural, mediante pedido de autorização prévia, através do endereço nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt .

6. Eliminação 

Enquanto arquivo público, o NArQ só pode proceder à destruição de documentos cujo prazo de conservação tenha expirado e cujo destino final previsto seja a eliminação. Este procedimento fundamenta-se na Tabela de Seleção integrada no Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada das Instituições de Ensino Superior, aprovado conjuntamente pela DGLAB e pelo CRUP em 2016.

As unidades de gestão, ensino ou investigação podem solicitar a recolha de documentação através dos contactos do NArQ, indicando os seguintes dados:

• Número total de volumes (caixas, maços, pastas ou envelopes);
• Identificação dos assuntos e/ou tipos de documentos;
• Datas extremas (ano de início e de fim da documentação).

Nota importante: No caso de instrumentos de avaliação de alunos (testes, exames, relatórios, etc.), os volumes devem ser contabilizados por unidade curricular e/ou área científica. A eliminação destes documentos apenas poderá ocorrer após o decurso de 5 anos letivos, contados a partir do término do ano letivo a que respeitam.

Como requisitar os serviços do NArq?

• Através dos telefones +351 218 419 789 (ext. 3789) / +351 218 419 808 (ext. 3808)
• Através do endereço nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt