Instituto Superior Técnico

Núcleo de Arquivo

Glossário técnico

A, C, D, E, F, G, I, M, O, P, Q, R, S, T, U, V, W

A

Acervo documental

A totalidade dos documentos sob custódia de um serviço de arquivo ou outra entidade.

Acessibilidade de documentos

Disponibilidade dos documentos para consulta resultante de uma avaliação prévia de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares, do necessário tratamento arquivístico e do seu estado de conservação.

Acondicionamento

Colocação dos documentos em unidades de instalação (p. ex. caixas, maços, livros, pastas, etc.) adequadas à sua conservação e preservação.

Arquivística

Ciência que tem por objeto os arquivos, os princípios e métodos da sua constituição, conservação, organização, comunicação e difusão.

Armazenamento

Operação que consiste na colocação dos documentos nos depósitos de arquivo. Não pressupõe qualquer tratamento arquivístico. Também aplicável à guarda de documentos em suporte informático.

Arquivo

Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação. É a mais ampla unidade arquivística. A cada proveniência corresponde um arquivo.

Arquivo corrente

Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos ainda não concluídos. Corresponde à fase ativa, durante a qual os documentos são usados de forma regular pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Local destinado à conservação de documentos de arquivo, de consulta frequente pela administração produtora, no exercício das suas atividades de gestão.

Arquivo definitivo ou histórico

Fundo ou núcleo constituído por documentos correspondentes a processos concluídos, depois de prescritas as respetivas condições de reabertura. Corresponde à fase inativa, na qual os documentos deixaram de ser utilizados pela entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação; devem, por isso, ser eliminados, a menos que possuam um valor secundário que justifique a sua conservação permanente. Local destinado à conservação permanente de documentos de arquivo, por princípio já não consultados pela entidade produtora e que foram selecionados em função do seu valor secundário.

Arquivo intermédio

Arquivo constituído por documentos correspondentes a processos já concluídos, mas ainda suscetíveis de serem reabertos. Corresponde a uma fase semi-ativa, durante a qual os documentos são ocasionalmente utilizados pela entidade produtora, para fins administrativos, fiscais ou legais. Local destinado à conservação e comunicação de documentos para consulta esporádica pela entidade produtora.

Avaliação documental

Determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respetivo prazo legal de conservação.

Auto de entrega

Ato, revestido das formalidades prescritas por lei, que culmina o processo de transmissão, a qualquer título, de documentos, e que deve ser assinado pelas partes envolvidas no momento da entrega material.

C

Ciclo Vital

Sucessão de fases – corrente, intermédia e definitiva – porque passam os documentos de arquivo, desde a sua produção até estar ultimado o procedimento que lhes deu origem.

Classificação

Componente inteletual da organização, que consiste na elaboração e/ou aplicação de um quadro ou de um plano de classificação.

Comunicabilidade

Possibilidade de consulta de documentos de arquivo, de acordo com as disposições legais e/ou regulamentares. Mediante a análise e classificação do documento podem ser definidos níveis de acesso para diferentes tipos de utilizadores.

Comunicação da informação e documentos

Função primordial do serviço de arquivo que visa facultar aos utilizadores dados, informações, referências e documentos, difundir o conhecimento do seu acervo documental e promover a sua utilização.

Conservação

Função primordial do serviço de arquivo que tem por objetivo assegurar a manutenção das caraterísticas essenciais dos arquivos/documentos de modo a garantir a sua eficácia através do tempo. Exerce-se mediante recurso à avaliação, recolha, custódia, preservação, acondicionamento, conservação física, restauro e tratamento arquivístico.

Conservação física

Conjunto de medidas de intervenção sistemática e direta nos documentos, com o objetivo de impedir e/ou neutralizar a sua degradação, sem alterar as caraterísticas físicas dos suportes.

Conservação permanente do património arquivístico

Custódia, por tempo ilimitado, dos documentos de arquivo.

Consulta de documentos

Utilização dos documentos para efeitos de prova e/ou informação, de acordo com as necessidades informativas dos utilizadores.

Cotação

Operação que consiste em atribuir uma cota (código numérico, alfabético ou alfa-numérico) a cada documento ou unidade de instalação.

Custódia

Guarda física de documentos e/ou arquivos com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade.

D

Descrição documental

Operação que consiste na representação exata de uma unidade arquivística, e/ou de instalação, e das partes que a compõem, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que o produziu.

Difusão

Função do serviço de arquivo que visa promover o conhecimento do seu acervo documental.

Documento de arquivo

Documento produzido a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial, O documento de arquivo é produzido com fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo.

E

Eliminação de documentos

Operação decorrente da avaliação que consiste na destruição dos documentos que foram considerados sem valor arquivístico. O processo a utilizar na eliminação deve assegurar a impossibilidade de reconstituir os documentos eliminados (por exemplo, corte, incineração, maceração e trituração).

Empréstimo de documentos

Transferência temporária de documentos do Núcleo de Arquivo para outra unidade administrativa e de gestão do IST, com fins de consulta, reprodução ou pesquisa. Implica a transferência da custódia dos documentos para a entidade requisitante.

Exposição física e/ou virtual

Apresentação, temporária ou permanente, física ou virtual, de documentos ou das suas reproduções, organizada por um serviço de arquivo a partir do seu próprio acervo documental ou de empréstimos, para fins educativos e culturais.

F

Fundo

Conjunto orgânico de documentos de arquivo produzidos ou recebidos por um organismo no exercício da sua atividade. É a mais ampla unidade arquivística.

G

Gestão de documentos

Implementação de um conjunto de medidas que visam a racionalização e eficácia na constituição, avaliação, aquisição, organização, conservação e comunicação dos arquivos.

Gestão de depósitos

Implementação de um conjunto de medidas que visam o controlo dos acessos, das entradas e saídas de documentação, da taxa de ocupação do depósito, bem como a verificação das condições ambientais, das instalações elétrica e da segurança.

Gestão eletrónica de documentos

Processo em que o conjunto documental ativo/arquivo corrente de uma instituição é gerido de forma eletrónica, sendo os documentos produzidos ou recebidos em formatos analógicos imediatamente submetidos a processo de digitalização, compreendendo indexação e, eventualmente, reconhecimento ótico de carateres, entrando eletronicamente no workflow do organismo.

Guia de remessa

Relação dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.

I

Identificação

Operação que consiste em reconhecer e/ou individualizar uma unidade arquivística através da sua forma, conteúdo ou outros dados pré-determinados, como por exemplo, a referência.

Incorporação de documentos

Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.

Ingresso de documentos

Entrada de documentos e/ou arquivos num serviço de arquivo.

Instalação

Colocação dos documentos em estantes ou outro mobiliário adequado à preservação dos documentos de arquivo.

Instrumentos de descrição documental

Documentos secundários que referenciam e/ou descrevem as unidades arquivísticas tendo em vista o seu controlo e/ou acessibilidade. São instrumentos de descrição os registos, as guias de remessa, as relações de eliminação, e diversos outros documentos como os guias, os roteiros, os inventários, os catálogos, as listas ou os índices.

Inventário

Instrumento de descrição documental que descreve um fundo até ao nível da série, referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementado por índices.

M

Metainformação

Conjunto dos dados que definem o contexto, estrutura e acesso dos documentos e registam o historial da sua utilização ao longo do tempo, fornecendo ainda indicações sobre o seu conteúdo. Mais utilizado no âmbito dos documentos eletrónicos. Também designado por metadados.

O

Organização documental

Conjunto das operações de classificação e ordenação aplicável a qualquer unidade arquivística. A organização dos arquivos intermédio e definitivo tem de atender ao princípio da proveniência, segundo o qual os documentos de um arquivo não podem ser misturados com documentos de outros arquivos, e ao princípio do respeito pela ordem original, em que a organização estabelecida pela entidade produtora deve ser conservada, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.

P

Património arquivístico

Conjunto dos arquivos conservados num País que constitui parte essencial do seu património administrativo, histórico e cultural. A conservação deste património é assegurada através de disposições legais. (Dicionário de Terminologia Arquivística)

Plano de classificação

Sistema de classes pré-definidas, concebido para a organização de um arquivo corrente. Em princípio, a elaboração de um plano de classificação deve atender às áreas temático-funcionais dos documentos.

Preservação

Processos e operações necessárias para assegurar a sobrevivência de documentos autênticos através do tempo.

Portaria de gestão de documentos

Diploma legal, publicado no Diário da República, que regulamenta os prazos de conservação de todos os documentos produzidos e recebidos por um organismo, os procedimentos para a eliminação dos documentos sem valor probatório ou informativo e para a remessa dos documentos para o Arquivo Intermédio e/ou Histórico. É constituída pelo Regulamento de Conservação Arquivística, do qual consta a Tabela de Seleção e os modelos dos autos de entrega, de eliminação e da guia de remessa.

Q

Quadro de classificação

Documento de arquivo que regista o esquema de organização de um acervo documental, estabelecido de acordo com os princípios da proveniência e respeito pela ordem original, para efeitos de descrição e/ou instalação.

R

Records continuum

Modelo visual e teórico que compreende um regime uniforme e coerente dos processos de registos a partir do momento da criação de registos (e antes da criação, na concepção de sistemas de registos), através da preservação e utilização dos registos como arquivos.

Recuperação de informação e documentos

Obtenção de dados, informações ou documentos arquivados ou memorizados.

Referência

Conjunto de elementos selecionados para identificar dados, informações, documentos, unidades arquivísticas.

Registo

Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração.

S

Seleção de documentos

Operação decorrente da avaliação que consiste em separar os documentos de arquivo de conservação permanente daqueles que poderão ser objeto de eliminação.

Série documental

Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação da informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação.

Sistema de arquivo

Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas atividades. São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos técnicos, etc.

T

Tabela de Seleção

Instrumento que fixa os prazos e condições de conservação permanente e/ou da eliminação dos documentos de arquivo.

Transferência de documentos

Mudança de depósito de documentos, com ou sem alteração de custódia.

U

Unidade arquivística

Documento simples ou conjunto de documentos de um mesmo arquivo (processo, coleção, dossier, série/sub-série, classe/sub-classe, fundo). Estes conjuntos resultam da organização dada ao arquivo pela entidade produtora.

Unidade de instalação

Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, cd’s, etc.

V

Valor arquivístico

Valor atribuído a um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou da relevância do seu valor informativo. Também chamado valor secundário.

Valor informativo

Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou outra unidade arquivística, para a administração produtora, assim como para os utilizadores. São especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento dessa administração e/ou forneçam dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

Valor probatório

Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos e acontecimentos. Também chamado valor primário.

W

Workflow

Universo composto pelos circuitos e tramitações documentais que acompanham, embora nem sempre se sobrepondo, a circulação e distribuição de tarefas, no contexto da atividade funcional de um organismo.

Fontes de Informação:

ALVES, Ivone [et al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.

HENRIQUES, Cecília; BARBEDO, Francisco; MONTALVÃO, Luís – Manual para a Gestão de Documentos. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, 1998.

NP 4041. 2005>Informação e Documentação – Terminologia arquivística: conceitos básicos. Lisboa: IPQ.

Archives & recordkeeping glossary in Understanding Society Through its Records