Transferência de documentos

Os órgãos centrais, os serviços de natureza administrativa e de apoio técnico, as unidades de ensino e de investigação e as unidades especializadas do IST podem transferir para o NArq a documentação produzida no decurso das suas funções e atividades, utilizada ocasionalmente para fins administrativos, fiscais ou legais, de modo a evitar a sobrelotação dos espaços de trabalho e a garantir armazenamento adequado e seguro da mesma.

A documentação será preservada e mantida acessível nos depósitos de arquivo do NArq, enquanto vigorarem os respetivos prazos de conservação legal e/ou administrativa, findos os quais será encaminhada para o arquivo definitivo/histórico ou para eliminação.

Para  efetuar um pedido de transferência de documentação, poderá fazê-lo através dos nossos contactos telefónicos 218 419 789 (ext. 3789) / 218 419 808 (ext. 3808) ou do endereço eletrónico, nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt  , com a indicação dos seguintes dados:

• tipos de documentos/assuntos;
• datas de produção inicial e final;
• dimensão (quantidade de unidades de instalação: caixas, arquivadores, pastas, envelopes,..).

Na sequência da análise do pedido, a equipa do NArq envia uma folha de recolha de dados para identificação da documentação a transferir e disponibiliza a quantidade necessária de caixas para o seu acondicionamento. O processo de transferência é formalizado com a emissão e assinatura duma Guia de Remessa.

 

Consulta de documentos 

O acesso à documentação e informação de arquivo do IST é realizado através de consulta presencial no espaço de leitura do NArq, situado no campus IST-Alameda (Pavilhão de Matemática, piso 01, sala 01.11), das 10h00 – 12h30/ 14h00 – 16h00, mediante marcação prévia, através dos nossos contactos telefónicos 218 419 789 (ext. 3789) / 218 419 808 (ext. 3808) ou do endereço nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt

Antes de realizar o seu pedido, poderá consultar os instrumentos de pesquisa da documentação, atualmente disponíveis em linha.

O acesso e comunicabilidade dos documentos são regulados pelo Decreto-Lei n.º 16/93  ,  Regime geral dos arquivos e património arquivístico, pela Lei n.º 26/2006  e Lei de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos  e pela  Lei n.º 58/2019 ,   regime da Proteção de dados pessoais , que assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados

 

Empréstimo de documentos

 O serviço de empréstimo interno e temporário de documentos é facultado aos órgãos centrais, unidades especializadas e serviços de natureza técnica e administrativa da Escola, para facilitar a sua consulta, agilizar os processos administrativos, documentar e apoiar atos e tomadas de decisões.

Para efeitos de divulgação e valorização do património arquivístico da Escola, pode ser disponibilizado o empréstimo de documentos históricos a entidades externas, no âmbito de efemérides e/ou de eventos de caráter científico cultural, mediante pedido de autorização prévia, através do endereço nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt .

 

Pesquisa de documentos/informação

Os técnicos do NArq podem prestar assistência e/ou realizar pesquisas de documentos e de informação no acervo documental do IST, bem como, sempre que necessário,  encaminhar os seus utilizadores para arquivos/serviços de informação de outras entidades.

 

Reprodução de documentos

O serviço de reprodução de documentos é facultado através de fotocópia em papel ou de digitalização, com recurso a equipamento adequado à documentação de arquivo, com formatos desde o A6 até A2+, para efeitos de acesso e/ou preservação dos originais.

Os pedidos de reprodução de documentos são analisados em função do estado de conservação dos documentos e dos impedimentos previstos nos seguintes diplomas legais: Decreto-Lei n.º 16/93, Regime geral dos arquivos e do património arquivístico, artigos 17.º e 20.º de 23 de janeiro),  Código Civil (artigo 79.º, “Direito à imagem”), Código dos Direitos de Autor e Direitos Conexos,  Lei n.º 26/2006,  Lei de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos e Lei n.º 58/2019, regime da Proteção de dados pessoais, que assegura a execução, na ordem jurídica nacional, do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.

 

Como requisitar os serviços do NArq?

• Através dos telefones +351 218 419 789 (ext. 3789) / +351 218 419 808 (ext. 3808)
• Através do endereço nucleo.arquivo@tecnico.ulisboa.pt